A vállalati iratkezelési folyamatok egyszerűsítésére és automatizálása.
A QualitySoft Elektronikus iratkezelési rendszer az, ami átláthatóvá és irányíthatóvá teszi a céges iratkezelési folyamatokat.
Egy szervezetnél kulcsfontosságú, hogy az operatív feladatok, jóváhagyási lépések és felelősségek mindig naprakészen és átláthatóan álljanak rendelkezésre. A széttagolt, manuális folyamatok hibákhoz, késésekhez és felesleges adminisztrációhoz vezethetnek. A QualitySoft Workflow rendszer segítségével a vállalat minden tevékenysége szabályrendszeren alapuló, nyomon követhető és elemezhető formában kezelhető.
Önnek is ismerős a túlterhelt feladatkezelés? Akkor ez a megoldás Önnek készült!
ÉRKEZTETÉS, IKTATÁS: A rendszer képes érkeztetésre és iktatásra azért, hogy a nyilvántartásba vétel után az iratok könnyen megtalálhatóak legyenek.
MINDEN TÍPUSÚ ÉS FORMÁJÚ IRAT AZONOS MÓDON ÉS DIGITÁLISAN TÖRTÉNŐ KEZELÉSE ÉS NYILVÁNTARTÁSA: A rendszer egységesen, homogén módon kezeli a beérkező és kimenő iratokat is, hogy az egységes formának köszönhetően megkönnyíti a keresést a dokumentumok között. A rendszer a beérkező és kimenő dokumentumokat digitális formában tárolja, archiválja.
AZ IRATOK ÉLETCIKLUSÁNAK KÖVETÉSE: A rendszer biztosítja az iratok keletkezésétől a megőrzési kötelezettség végéig azok követhetőségét.
IRATOK, ÜGYEK HOZZÁRENDELÉSE PARTNEREKHEZ VAGY TRANZAKCIÓKHOZ VAGY VÁLLALATI FOLYAMATOKHOZ: A rendszer biztosítja adott partnerhez vagy adott tranzakcióhoz vagy adott vállalati folyamathoz tartozó dokumentumoknak a hozzárendelését.
IRATOK ÉS ÜGYEK KÖVETÉSE, KERESÉSE, ELÉRÉSE A MEGLÉVŐ INTEGRÁLT ÜZLETI RENDSZERBŐL: A rendszerből lekérdezhetőek az ügyiratok életciklus adatai.
SZIGNÁLÁS, FELADATKIOSZTÁS: A rendszer biztosítja a dokumentumok kezelésével kapcsolatos határidők, állapotok és az irat helyének nyomon követését.
FELADATKIOSZTÁSHOZ KAPCSOLÓDÓ FIGYELMEZTETÉSEK BEÁLLÍTÁSÁNAK LEHETŐSÉGE: A rendszer - előre definiált esetekben - figyelmeztető üzenetek küld (pl. ügyirat határidőhöz közeli esedékessége esetén e-mail- és PUSH üzenet küldése).
MŰKÖDÉSHEZ SZÜKSÉGES STRUKTURÁLT JOGOSULTSÁGKEZELÉS ÉS TARTALOMVÉDELEM: A felhasználó csak ahhoz a tartalomhoz fér hozzá, amelyhez megfelelő jogosultsággal rendelkezik.
EGYSZERŰ FELHASZNÁLÓ AZONOSÍTÁS: A rendszer lehetővé teszi, hogy a felhasználó a rendszerbe való belépéskor csak egyszer azonosítsa magát és ezután a rendszer minden erőforrásához és szolgáltatásához további authentikáció nélkül hozzáférhessen. Lényeges, hogy a vállalati adatok védve vannak illetéktelenek elől, csak az arra jogosultak férhet hozzá a dokumentumokhoz és azokhoz kapcsolódó adatokhoz, bármilyen eszközön történik meg azok megjelenítése.
BEÉPÍTETT MÓDON BIZTOSÍTOTT KERESÉS A LEÍRÓ INFORMÁCIÓKBAN: A rendszer biztosítja a leíró információk között (létrehozás és módosítás időpontja, a létrehozó és módosító személye, típus, tartalom, jogosultság) a címszavakra történő szabadszavas keresést.
A vállalati iratkezelési folyamatok egyszerűsítésére és automatizálása.
A QualitySoft Elektronikus iratkezelési rendszer az, ami átláthatóvá és irányíthatóvá teszi a céges iratkezelési folyamatokat.
Az elektronikus iratkezelés főbb előnyei
Hatékonyságnövelés: Gyorsabb ügyintézési folyamatok, azonnali hozzáférés.
Helymegtakarítás: Kevesebb fizikai irattár szükséges, ami csökkenti a tárolási költségeket.
Biztonság: Az szerint fokozott adatbiztonság és hozzáférés-szabályozás (jogosultságok kezelése).
Környezettudatosság: Kevesebb papírfelhasználás.
Nyomonkövethetőség: Minden iraton végzett művelet naplózásra kerül.
A rendszer felépítése és folyamata: Az elektronikus iratkezelő rendszerek (elektronikus iratkezelő rendszer) általában a következő modulokból állnak:
-Levéltári fogalomtár
-Levéltári fogalomtár
-Érkeztetés: Postabontás, vonalkódos azonosítás.
-Iktatás: A dokumentumok iktatása, iktatószám hozzárendelése.
-Szignálás és munkafolyamatok: Az iratok továbbítása a megfelelő munkatársakhoz, testreszabható munkafolyamatok.
-Hitelesítés: Elektronikus aláírás használata.
-Irattárazás és selejtezés: Az irattári terv alapján a megőrzési idő lejárta után a dokumentumok selejtezése vagy levéltárba helyezése.
Jogi és technikai követelmények
-Szabályzat: Az e-ügyintézést biztosító szervnek (és sok piaci szereplőnek) kötelező az iratkezelési szabályzat (ISZ) elkészítése.
-Hitelesség: A papíralapú iratokról készült elektronikus másolatoknak meg kell felelniük a jogszabályoknak.
- SZEÜSZ: A hiteles elektronikus dokumentumtárolást Személyre Szabott Ügyintézési Felület (SZEÜSZ) támogatása biztosíthatja.
Önnek is ismerős a túlterhelt feladatkezelés? Akkor ez a megoldás Önnek készült!
