Hogyan csökkenthető a könyvelőkre nehezedő stressz?
Lehet rend a könyvelőirodában?
Egy átlagos könyvelőirodában nagyon nehéz fenntartani a rendet, mert nagyon sok különböző – sokszor egymást felülíró – igénynek kell egyszerre megfelelni. A határidős feladatoknak, és a különböző sürgősségű ad hoc ügyfél-megkereséseknek eleget kell tenni, miközben az adatrögzítés is jelentős időt igényel, és a normális munkamenetet gyakran megzavarják a szabadságok, betegszabadság miatti helyettesítések.
Egy-egy sürgősebb rendkívüli feladat boríthatja a már korábban eltervezett ütemezést. Mindezek miatt a könyvelők gyakran túlórázni kényszerülnek, és emellett ezek a helyzetek nagy mértékben növelik a stresszt. Ráadásul gyakorlatilag éppen arra nem marad idejük, hogy átgondolják, hogy lehetne legyőzni az irodában eluralkodó káoszt.
Milyen egy könyvelő napi munkája?
Egy könyvelő napja általában a beérkezett e-mailes kérések olvasásával és kezelésével kezdődik, amelyekben az ügyfelek -többek között - bankszámla-kivonatokat küldenek feldolgozásra, jövedelem- és nullás igazolásokat kérnek, jelzik, hogy új munkavállalót kell bejelenteni, adófolyószámlát szeretnének, bejövő számlákat küldenek, a hozzájuk érkező ügyfélkapus értesítések kezelését kérik, a könyvelésen lévő szerződéseket, számlákat, dokumentumokat kérik vissza, amelyeket be kell szkennelni, papír alapú számlát küldenek, amely adattartalmát be kell jelenteni a NAV online adatszolgáltatásához, és még hosszasan folytathatnánk a sort.
Már ezek kezelése is sok időt felemészt, de mindeközben adatot kellene rögzíteni, el kellene végezni a bérszámfejtési feladatokat, le kellene fűzni, rendezni az anyagokat, kontírozni kellene, hibákat keresni. Ha éppen folyamatban van egy ellenőrzés, akkor külső helyszínre kellene menni, és akkor még nem beszéltünk a tanácsadási, adószakértői feladatokról, a bevallásokról, az utalási értesítők kiküldéséről, a havi és éves zárási feladatokról. Ráadásul az ügyfelek folyamatosan hozzák a könyvelési anyagot, amit át kell venni, be kell illeszteni a helyére.
A vezetők felé milyen kihívást jelentenek ezek a feladatok?
Az előbb felsorolt sok-sok sürgős vagy kevésbé sürgős feladat okozta stressz már a beosztott könyvelők számára is sokszor túl nagy teher, de a könyvelőiroda vezetőjére még nagyobb nyomást gyakorol, hiszen végső soron az esetleges hibákért rajta csattan az ostor.
Neki kell tudnia, hogy az alkalmazottak megfelelően haladnak-e a munkájukkal, rendben leadták-e az összes bevallást, minden ügyfelet értesítettek-e ügyeik állásáról, minden hibát feltártak-e és javítottak-e. Hiszen ezek büntetésekhez vezethetnek, amelyért az irodának vállalnia kell a felelősséget. Mégis, hogyan lehetne az ebből fakadó nyomást és az állandóan magas stressz-szintet csökkenteni?
A dolgozók szeretnének jó munkát végezni de a rengeteg feladat fejben tartása lehetetlen, így állandósulnak a hibák, a feladat összetorlódások, a tűzoltás. Alapigazság, hogy a rend mindig csökkenti a stressz szintjét, azonban ha az ember a munkája mellett állandóan arra koncentrál, hogy minden rendben legyen, akkor nagyon elfárad. A rend megtartásához ráadásul kidolgozott rendszer és rendszeresség is szükséges.
Miben segíthet a szoftvertámogatás?
Jó hír, hogy ma már nem kell a sok teendőt fejben, vagy papíron tartani, a folyamatokat lépésről lépésre egyedül megtervezni, és fejben tartani hiszen elérhetőek a rend kialakításában és a betartásában is segítséget nyújtó szoftverrendszerek. Ezek nyilvántartják a feladatokat és a határidőket, valamint a soron következőkre folyamatosan figyelmeztetnek, és a már elvégzett munka is folyamatosan nyomon követhető. Egy váratlan telefonhívás kezelése, és ezután a megkezdett feladathoz való visszatérés is könnyen kezelhető, illetve egy új esetleg sürgős feladat is beilleszthető a sorba, anélkül hogy a stressz szintünk megemelkedne, és azon kellene aggódnunk, hogy mindent megjegyeztünk-e.
Egy ilyen szoftver ezen kívül képes arra, hogy a leadott bevallásokat kigyűjtse az ÁNYK-ból, illetve a feladatnaptárból, feldolgozza az ügyfélkapus üzeneteket is, melyeket a bevallásokhoz párosítja.
A könyvelőiroda vezetője folyamatosan ellenőrizheti egy egységes felületen, hogy hogyan haladnak a munkatársak, hol van szükség átcsoportosításra, priorizálhatja a teendőket, hiányzás esetén a teendőket átadhatja másnak. A priorizálás segít abban is, hogy ne kelljen a sürgős feladatok rabságában sínylődni, és maradjon idő a valóban fontosakra. Tehát, ha érkezik egy váratlan kérés, akkor nem biztos, hogy először azzal kell foglalkozni, ha egy határidős bevallás fontosabb. A naptárrendszer miatt azonban az ad hoc feladat sem sikkad el, csak hátrébb kerül a feladatlistán. A „tűzoltás” helyét a szervezettség veszi át.
Ugyanakkor a priorizálással önmagában nem lehet csökkenteni a feladatok mennyiségét, ha az adatok rögzítése még mindig nagyon időigényes. Ezért a stressz-szint csökkentéséhez a rendszer bevezetése mellett a folyamatok felgyorsítására is szükség van egy megfelelő szakértői szoftverrendszerrel, amely automatizálja a rutinmunkát. A leginkább időrabló tevékenységet, az adatrögzítést manapság a legtöbb könyvelőprogram igyekszik felgyorsítani. A trendek szerint a manuális adatrögzítés a könyvelőirodákban 1-2 éven belül szinte teljesen el fog tűnni.
A már kész adóhatósági szolgáltatások meg is könnyítik az automatizálást.
A QualitySoft rendszerei a NAV által engedélyezett számlázó programból be tudják importálni a könyvelő programba az „adóhatósági ellenőrző adatszolgáltatás”-ba átküldött adatokat, vagy NAV Online számla rendszerből töltik le azt. Így nem kell kézzel külön lekönyvelni az abban szereplő összes kimenő (vevői) számlát, hanem az azonnal megfelelő szabályok szerint automatikusan könyvelődik. A számlatömbbel kiállított kézi számlákat pedig villámgyorsan rögzíthetjük akár ugyanezen a felületen is. A jó szoftverekkel a bankkivonatok is 1-2 perc alatt fel lehet dolgozni, ráadásul vannak öntanuló rendszerek is, vagyis minél többet használja, annál kevesebb dolgot kell manuálisan beállítania a tökéletesen automatizált bankkönyveléshez. A bejövő számlákat sem kell kézzel rögzítenie: egy lapbehúzós villámgyors szkennerrel egy gombnyomásra beolvassa ezeket, melyek megjelennek a képernyőn, és a mesterséges intelligencia felismeri a számla alapadatait: a dátumokat, a bizonylatszámot, az áfaalapot, az áfa összegét és a bruttó összegeket. A könyvelőnek csak a megfelelő költségszámot kell hozzárendelnie. Lehetőség van arra is, hogy felhőben használja a szoftvert, így nem kell fizikailag mindig ugyanott lennie, közösen használhatja ügyfelével vagy munkatársaival.
Ezen kívül a banki adatok könyvelését is automatizálhatja az elektronikus bankkivonatok importálásával. E mellett a bejövő számlák rögzítésének automatizálására is képes ez a rendszer, a NAV Online számla rendszeréből.
A QualitySoft rendszere integrált tartalmaz bérszámfejtő szoftvert is.
A megfelelő szoftvertámogatás kiválasztása.
Mindezek a technikák igen jelentős időt takarítanak meg a könyvelőknek, tovább csökkentve a terhelést így a stressz szintet is. Azonban fontos, hogy a megfelelő szoftverrendszert válasszuk. Mert aki nem választ semmit az marad a jelenlegi stressz szinten, aki pedig rosszul választ, az nemhogy nem csökkenti, hanem inkább még növelheti is a stresszt.
Elég csak a NAV által sokszor tesztfázisban elindított programokra gondolni! A könyvelőirodák körében végzett felmérések egybehangzóan támasztják alá azt a tapasztalatot, hogy bár a NAV digitalizálási törekvései bizonyos szempontból meg is könnyíti a munkát, de e mellett sok stresszt is okoznak.
Az újdonságok folyamatos tanulása időigényes, valamint a rendszerek sajnos korántsem működnek tökéletesen, bosszúságokat és időveszteséget okoznak.
Ezért fontos a lehető lejobban integrált rendszer használni.
Hiszen a NAV rendszerion felül is sok olyan kiegészítő van amit a könyvelők használnak, a könyvelőprogramjuk mellett. Külön szoftvert használnak az ügyfelekkel való kapcsolattartásra, a bizonylatok, vagy bizonylatképek átszinkronizálására, külön szoftvert a banki tranzakciók feldolgozásához, külön szoftvert a bejövő számlák NAV OSA rendszeréhez, külön szolgáltatást használnak az adóértesítők kiküldéséhez, az évvégi záráshoz, külön szoftvert a NAV tárhely üzenetek letöltésére, feladatkezelésre, crm-re, email kezelésre.
A QualitySoft megoldás mindezeket a funkciókat egy egységes rendszerben biztosítja.
A QualitySoft könyvelőiroda irányítási rendszere képes a fent vázolt összes folyamat kezelésére, azonban ezeknek a funkcióknak jelentős részét könyvelőprogram-váltás nélkül is el lehet érni, tehát ha nem szeretne könyvelő programot váltani, akkor sem kell az integrált rendszer lehetőségeiről lemondania, mert jelenlegi könyvelőprogramjához hozzá tudja a QualitySoft illeszteni a felvázolt funkciók egy részét.
A CRM rendszer ami a könyvelőiroda feladatütemezésén és irányítási rendszerén felül a fent bemutatott összes feladat végezhető vele, határidőnaplóként, feladat ütemező és irodairányítási rendszerként is működik.
Érdemes tehát egy-egy részfeladat és különböző rendszerek használat helyett a teljes működést automatizálni, rendszerezni, és olyan szoftverrendszert keresni ami mindezeket egyen egy egységes rendszerben kezeli, hiszen ezzel nemcsak időt spórol meg, hanem nyugalmat lel, és élvezetet is talál az eddig frusztráló munkában.
Mi ezt szeretnénk Önöknek biztosítani.
