Az előlegek könyvelése annyiban változott, hogy átutalásos előleg számlában nem lehet áfa-t könyvelni, az áfa-t az előlegszámla pénzügyi teljesülésekor kell majd könyvelni. További változás, hogy az áfa bevallásban ismét külön sorban kell szerepeltetni a nem közösségi kapott előleg áfáját, emiatt ismét külön jelölni kell a kapott előleg áfáját, és annak beszámítását. A programunkban a végszámlába történő beszámítás könyveléséről a Levonható előleg áfa beszámításának könyvelése a programunkban című cikkben található bővebb információ.
Az előlegszámlák könyvelésére javasoljunk külön előlegszámla számlaszám létrehozását. A kiegyenlítetlen előleg számla az áfa kimutatásokban nem szerepel, kimenő számlába nem számítható be. Az előleg számlaként való könyvelése esetén a folyószámla analitika nem az előleg kiegyenlítettségét, hanem a számlában való rendezését mutatja.
Az adott előleget nettó (áfa nélküli) értéken kell nyilvántartásba venni ezért a bruttó 127.000 Ft előleg számlaként való könyvelése a következő:
| Napló | Áfa típus | Tartozik | Követel | Összeg | Áfa |
| Szállító | Levonható előleg áfa (LE) | 353 | 454 | 100.000 | - |
| Szállító | Levonható előleg áfa (LE) | 3685 | 454 | 27.000 | - |
(3685 – Eltérő időszaki levonható áfa)
Az előleg pénzbeni teljesülésének könyvelése, például bank/pénztár naplóba (pénzforgalmi áfa):
| Napló | Áfa típus | Tartozik | Követel | Összeg | Áfa | Kapcs. bizsz. |
| Bank/Pénztár | Levonható előleg áfa kiegyenlítés (LX) | 454 | 384/381 | 127.000 | - | előleg számla sz. |
| Vegyes | Negatív levonható előleg áfa (LE) | 466 | 3685 | 27.000 | 27% |
(3685 – Eltérő időszaki levonható áfa)
Az előleg beszámítása a szállítói számlába:
| Napló | Áfa típus | Tartozik | Követel | Összeg | Áfa | Kapcs. bizsz. |
| Szállító | Levonható áfa (LA) | 511 | 454 | 200.000 | 27% | |
| Szállító | Levonható áfa (LA) | 466 | 454 | 54.000 | ||
| Szállító | Negatív levonható áfa (LA vagy XA) | 454 | 353 | 100.000 | előleg számla száma |
|
| Szállító | Negatív levonható áfa (LA vagy XA) | 454 | 466 | 27.000 | 27% |
Tárgyi eszközre adott előleg beszámításának könyvelése:
| Napló | Áfa típus | Tartozik | Követel | Áfa % | Kapcsolódó biz |
|
Szállító |
Levonható áfa (LA) |
161 |
454 |
27% |
|
|
Szállító |
Levonható áfa (LA) |
466 |
454 |
||
|
Szállító |
Negatív levonható áfa (LA) |
454 |
352 |
előleg számla |
|
|
Szállító |
Negatív levonható áfa (LA) |
454 |
466 |
27% |
Programunkban az adott előleg könyveléséhez a rögzítési képernyőn kiválasztható egy "Levonható előleg ÁFA" (LE) típus az "ÁFA szám" oszlopon állva. Ilyenkor az áfa kódok karbantartásában beállított átvezetési számra kerül az áfa értéke (LE áfa kóddal). Ez (rész)kiegyenlítéskor automatikusan átkerül az áfa kódok karbantartásában megadott áfa számra (a kiegyenlítés sornak LX, a negatív előleg áfa sornak LE az áfa kódja).
A nyitott előlegek, az áfájuk és az átvezetési számlájuk a folyószámla zárással átkerül jövő évre.
Fontos
Ha a program imént említett automatizmusát használja az előíráshoz, akkor a kiegyenlítésnél is azt kell használni. Viszont ha kézzel könyveli az előírást a fenti módon (nem az automatizmust használva), akkor a kiegyenlítésnél is kézzel kell lekönyvelni az áfa értékének átvezetését a technikai számról az áfa számra.
Az áfa kódok karbantartásában a "Levonható előleg ÁFA" (LE) sorban beállított átvezetési számra csak az automatizmussal lehet könyvelni, mert a program ez alapján, és az áfa kódja alapján végzi a folyószámla évzárást. Máskülönben egyenlege marad az átvezetési számnak az évzárás után is.
Például, ha az áfa kódokban a 3865 van beállítva, akkor kézzel könyvelve (nem az automatizmust használva) az előleg áfáját nem lehet a 3865-ön vagy annak egy alábontásán átvezetni. Ekkor egy másik számot kell használni.
Ha adott előleg beszámítást kíván könyvelni, akkor a programunkban használhatja a könyvelési képernyőn kettő könyvelő programban a "Levonható előleg áfa beszámítás" áfa típust. Ilyenkor a rendszer az előző alábontás levonható áfa számát ajánlja fel automatikusan, és devizás könyvelés esetén megadható az előleg eredeti árfolyama is, amennyiben a 243-as rendszerparaméter (Általános rendszerparaméterek) alapján az előleg árfolyamán kell beszámítani a végszámlába az előleget. Ilyenkor szükség esetén egy árfolyam különbözet sor is rögzülni fog a könyvelésben a Szállító naplóra, hogy a szállító folyószámlája Forintban is kifusson.