A könyvelő program összekapcsolható egy ingyenes iktató programmal és az SDSYS-hez párosításra feltöltött számlákat (PDF-eket) átküldhetjük a segítségével. Így lehetőség van, hogy a könyvelőnek szánt számlákat az ügyfele azonnal párosításra feltöltse, hogy a könyvelő programba már a számla PDF és a NAV-nál megtalálható számla adatokkal együtt érkezzen meg. 

 A megfelelő működéshez szükség van a következőkre:
- QualitySoft könyvelő program, OCR – Bejövő számla iktató modullal
- QualitySoft Bejövő számla iktató rendszer (ingyenes)
- Regisztrációk az SDSYS rendszerében, feltöltött egyenleggel


A párosításhoz szükséges OCR szolgáltatás az SDSYS rendszerének segítségével valósul meg. Ez azt jelenti, hogy a beszkennelt számlát továbbítjuk az ő szerverük felé, ahol ők a PDF-en található számlaszám alapján lekérik a bizonylat adatait a NAV szerveréről. Ezután a megfelelő PDF-hez társítva küldik azt vissza.

Az SDSYS használatához regisztrálni kell a https://qs.ugyfelkapu.sdsys.hu/ weboldalon. Szükség van egy fő felhasználóra, hogy egy profilban legyen az előfizető egyenlege nyilvántartva. Ezt a felhasználót mi biztosítjuk.

Továbbá szükséges még, hogy az összes cég melyben használni szeretnénk a párosítást, be legyen regisztrálva a hozzájuk tartozó NAV felhasználói adatokkal. (Felhasználónév, jelszó, aláírókulcs, cserekulcs) Végül a regisztrált cégeket költségátvállalással kell a fő felhasználóhoz kapcsolni.

Erről a részletes bemutató videót itt találja: https://youtu.be/WyBPm6Ep-VA

A folyamat a következőképpen néz ki: Az ingyenes iktató programból a számlákat elküldjük a könyvelő felé. Ez először az SDSYS szerverére kerül, ahol megtörténik a párosítás a letöltött NAV adatok alapján. Ezután a könyvelő program iktató moduljában a frissítés gomb megnyomása után megjelennek a továbbított pdf-ek, és a hozzájuk tartozó számla adatok. Az iktatóból ezt átadhatjuk a könyvelésnek, majd rögzítés után az adatok átkerülnek az ingyenes iktatóba, ahol különböző listákat lehet készíteni.

Az ingyenes iktató megfelelő beállításához először lépjünk az ‘Egyéb\Könyvelhető cégek karbantartása’ menüpontba. Itt az aktuális cég adószámát írjuk át a saját adószámra az Egyéb adatok fülön. Utána az ‘Alkönyvtár’ mezőt töltsük ki a könyvelő programjában lévő azonosítóval. Ezt előtte kérjük el a könyvelőtől. Tehát például, ha az ő programjába a cég XYKFT1 azonosítóval szerepel, nekünk is azt kell ide írni.

A ‘Kilépés\Gyors menü\Rendszer beállítási táblázat (speciális működés)’ menüben válasszuk az Általános beállítások lehetőséget. Itt találjuk a rendszerparamétereket. Keressük meg a 442-es számút (Ingyenes iktató esetén SDSYS használata) és ezt állítsuk Igenre.

A ’Könyvelés\Bejövő számlák iktatása, könyvelése’ útvonalon nyithatjuk meg a bejövő számla iktató modult. Itt a ‘Beállítás’ gombot választva, az ‘SDSYS belépési adatok’ fülön tudjuk megadni a felhasználói adatainkat. A Felhasználónév, jelszó, adószám mezőben töltsük ki a saját cégünk adataival, melyeket korábban regisztráltunk az SDSYS honlapján. A Központi felhasználónév, jelszó és adószám mezőkbe pedig írjuk a könyvelő főprofiljának az adatait. (Ezt is szükséges előtte elkérni tőle.) Az ‘Adatok ellenőrzése’ gombbal nézhetjük meg, hogy az adatokat helyesen adtuk-e meg.

A számlákat iktatás után az ‘Átadás’ gombbal tudjuk továbbküldeni. Itt a megjelenő ablakban az ‘FTP beállítások’ menüt választva láthatjuk az FTP kapcsolódáshoz szükséges beállításokat. (Ha ezek az adatok nincsenek kitöltve, az átadás nem fog megfelelően működni) A legalsó, ‘Kinek küldi’ mezőbe be kell írnunk a könyvelőnk QSNET azonosítóját. Ezt elég csak egyszer megcsinálni, nem kell minden feltöltés esetén.

Az ‘Oké’ gombra kattintással, elindíthatjuk a számlák feltöltését.


Miután a feltöltött számlák párosítása megtörtént, letölthetjük ezeket a könyvelő programban. Ehhez az alábbi beállítások szükségesek:
- A ‘Könyvelhető cégek karbantartásában’ a kiválasztott cégnél az ‘Iktatott számlák FTP átadása?’ oszlopot Igenre kell állítani
- A 410-es rendszerparamétert szintén Igenre kell állítani.
- A ‘Könyvelés\Szkennelt, felismert bejövő számlák iktatása’ menüben a beállításokban az SDSYS adatokat ki kel tölteni. (Ugyanúgy, mint az ingyenes iktató programban.)

Ekkor az ‘Ellenőrzés’ gombra kattintva a program letölti az ingyenes iktatóból feltöltött számlákat. Ha a párosítás még nem történt meg akkor a számlák a táblázatban megjelennek, de a hozzá tartozó adatok és a számla képe majd csak a párosítás után lesz látható.

Az ‘Átadás’ gombra kattintva adhatjuk tovább a könyvelés felé a számlákat. Rögzítés után az adatok visszaküldésre kerülnek az ingyenes iktató felé.